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Saiba como organizar uma festa de sucesso

Olá pessoal! Como estão? Espero que muito bem. Eu sou Yasmin, tenho 24 anos e trabalho com assessoria e cerimonial de eventos. Sou engenheira (quase) de formação e assessora por amor. Fui convidada pelo pessoal da mobilize para escrever aqui e fiquei super alegre com o convite, é por isso que falarei a respeito de um assunto que amo, como organizar uma festa de sucesso.

Foto por: Estúdio Fotográfico Costa Verde

Então Yasmin, como organizo um evento?

Vou te contar. O pré-requisito para a organização de uma festa é: ORGANIZAÇÃO.

Este é sim o ingrediente chave para diminuir todas as chances de algo dar errado. Então, se você não se acha uma pessoa organizada, busque alguém que vá te ajudar e que (de preferência) já tenha experiencia com isso.

Foto por: Yasmin Campos

Organização, ok? Então vamos agora para o passo-a-passo.

Planejamento

Foto por: Estúdio Fotográfico Costa Verde

Tudo se origina através do planejamento. Nesta fase você começará a conceber em sua mente o que você espera da sua festa, irá alinhar expectativas com a sua realidade, fará definições que darão a cara para seu evento. Aqui você precisará definir:

  • Uma lista de convidados;
  • Se contratarão o serviço de assessoria (organização e experiência garantidas aqui); 😉
  • Qual o tipo de festa que farão;
  • A verba disponível (guarde 20% para gastos não calculados);
  • Data e hora do evento (levar em consideração o perfil dos convidados);
  • Buscar inspirações e referências.

Produção

Foto por: Estúdio Fotográfico Costa Verde

O próximo passo (que é tão importante quanto o primeiro) é ter em mãos um CHECKLIST COMPLETO com o passo-a-passo do evento para garantir que todas as tarefas do pré-evento serão executadas no prazo/orçamento correto (aqui começaremos a de fato produzir). No software da mobilize tem alguns checklists ma-ra-vi-lho-soooooos que super auxiliam nesta parte da organização.

Todo este processo deverá ter um ótimo acompanhamento e cuidado porque normalmente cada tópico estipulado no checklist irá gerar uma outra tarefa, por exemplo:

  • Decoração > Solicitar orçamento > Fechar contrato > Definir o estilo do casamento;
  • Vestido > Pesquisa de modelos > Provar > Fechar contrato > Fazer provas > Buscar para o evento
  • Fotografia > Buscar referências > Solicitar orçamento > Fechar contrato > Fazer esession> Elaborar roteiro de fotos para o dia do evento.

Deu pra ver que é bastante coisa não é mesmo? (Olha que só falei de 3 fornecedores). Para uma festa de casamento por exemplo, temos muuuuuito mais… Então, depois de fazer esse checklist, vamos gerar o próximo passo.

Organização

Foto por: Hellen Barbosa Fotografia

Agora, que já temos todos os fornecedores contratados, orçamento controlado, checklist executado vamos para a organização.

A organização do roteiro da sua festa é definido aqui, pois você já terá todas as informações necessárias para montá-lo de acordo com o cerimonial/etiqueta do evento em questão.

Ou seja, nessa etapa além de definir todo o roteiro (sequência de fatos) da festa contemplando todos os fornecedores envolvidos, dependendo do tipo do evento, também devemos definir o cerimonial (ordem tradicional de uma solenidade), mas isso é assunto para outro post.

Relembrando

Vamos recapitular?

Para iniciar o planejamento de um evento você deve manter o seu foco na ORGANIZAÇÃO. Faça um ótimo planejamento, sempre pensando no que você deseja e ponderando o que pode ser feito, e não se esqueça dos passos que devem ser seguidos!

Durante a produção, tenha o seu checklist em mãos, sempre anotando as tarefas que se derivarão de seus tópicos. Por último, foque em montar um roteiro beeem completo da sua festa, colocando nele todos os passos do que deverá ser feito para ela se tornar real.

Bom pessoal, isso é apenas um pedacinho de como organizar um evento, cada detalhe irá desenrolar em outro detalhe que precisará ser regido por um maestro, o seu assessor! Este profissional é de SUMA IMPORTÂNCIA para que seu evento (independente do porte) seja bem sucedido.

Espero que tenham gostado! 🙂

Beijos, Yasmin Campos.

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