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A melhor forma de organizar a lista de convidados do casamento

Entre os organizadores de casamento que conheço, posso dizer que é uma unanimidade: organizar a lista de convidados do casamento e fazer a confirmação de presenças é algo simples e importante, mas que dá um trabalho enorme pois toma muito tempo!

Os noivos nem imaginam, mas em muitas empresas vejo que a cerimionialista recebe a lista de convidados do casamento das mais diferentes formas (impressa, escrita, em uma planilha ou um documento de texto, por email…) e antes de tudo, tem que passar todas as informações dos 100, 300… 500 convidados para a forma na qual ela trabalha. E quando essa cerimonialista também é responsável pela confirmação de presenças (o RSVP), assume o papel de fazer e refazer ligações para todos aqueles convidados, pedindo pela resposta definitiva deles sobre a presença no casamento. Essas pequenas tarefas, em grande número, ocupam horas valiosas do tempo do organizador e da sua equipe – e não são tão prazerosas de serem feitas.

Mas existem maneiras excelentes de tornar esse trabalho mais rápido para o cerimonialista e até fazer com que os próprios noivos colaborem nesse processo. Nós trouxemos algumas delas neste artigo e espero que sejam úteis para você!

Lista de convidados do casamento: tenha todas as informações na “palma da mão”

Um grande problema dos profissionais organizam e confirmam presenças da lista de convidados dos casamentos é que alguns casais enviam listas um tanto quanto “furadas” e isso faz com que percam um tempo desnecessário. Por esse motivo, é importante que, desde antes do envio, o assessor de casamentos peça aos noivos que enviem todas as informações necessárias relacionadas à lista de convidados do casamento. Entre elas, consideros as mais importantes à seguir:

  • Tratamento e nome do convite: é importante caso seja necessário encaminhar a mesma lista de convidados para a gráfica ou empresa de caligrafia;
  • Contato: em convites destinados à mais de uma pessoa, como um casal ou uma família, é importante escolher uma pessoa “responsável”, que é quem irá receber o convite e poderá confirmar ou não a presença no casamento. Também acho importante inserir informações como o número de telefone e email, para facilitar o trabalho de RSVP;
  • Nome dos convidados: nas festas de recepção em que há conferência de nomes na porta, por exemplo, é importante detalhar quem são as pessoas contempladas em cada convite;
  • Número de convidados: o número de pessoas convidadas naquele convite. É interessante dividir em adultos, crianças e não-pagantes, pois alguns buffets cobram taxas separadas dependendo da idade.
  • Número de confirmados: nem sempre o número de confirmados é o mesmo que o de convidados, por isso é importante destacar quantas pessoas realmente confirmaram presença no casamento.
  • Valor do RSVP: os cerimonialistas costumam cobrar taxas à parte pelo serviço de RSVP, ou callcenter, como alguns organizadores de eventos chamam. Esse campo se destina à anotação do valor de cada ligação.
  • Grupo: esse convite é destinado à Família do Noivo, Família da Noiva, Amigos ou Colegas de Trabalho? Apesar de não ser essencial, definir o grupo do convite ajuda os noivos a montarem a lista de convidados do casamento e o cerimonialista à dividir as pessoas nas mesas no dia da recepção.
  • Observações: os próprios noivos sabem de algumas informações específicas de cada grupo de convidados, como por exemplo: “A Tia Marina geralmente não fica em casa no período da tarde” ou “De preferência, ligar para o Marcos Paulo na segunda-feira”. São anotações simples que os noivos podem passar, e que vão fazer muuuita diferença para o cerimonialista se organizar.
Como ganhar tempo organizando a lista de convidados do casamento

Lista de convidados do casamento: Modelo de exemplo

Com uma lista de convidados bem preenchida pelos noivos, o trabalho do cerimonialista já fica um tanto mais facilitado. Mas além disso, existem formas para o organizador de casamentos ganhar tempo na comunicação tanto com os noivos quanto com os convidados.

Escolha bem os meios de comunicação com você e a sua empresa

Hoje em dia as pessoas podem falar contigo por muitos lugares: Telefone, Email, WhatsApp e Facebook, só para falar dos mais utilizados. Pode ser muito bom que sua empresa de organização de casamentos tenha todos esses meios de comunicação, por mostrar que se trata de uma empresa bastante acessível, porém isso também pode ser um tiro no pé.

Pense que, caso você não responda as pessoas rapidamente, esqueça de verificar uma das plataformas ou tenha que ficar procurando informações perdidas, uma por uma, isso pode ser prejudicial para a reputação, para a organização da sua empresa e também gerar perda de tempo. Por isso, você deve estabelecer por onde quer trocar informações com seus clientes (os noivos) e com os convidados.

Trocando informações e colaborando com os noivos

Quando falo de troca de informações, não estou me referindo apenas às conversas que o cerimonialista tem com os seus clientes, mas também sobre informações relacionadas ao planejamento do evento, como a lista de convidados do casamento.  Por exemplo, conheci empresas que definiram que seu atendimento aos clientes seria apenas por email e WhatsApp, e que a lista de convidados obrigatoriamente deveria ser em uma planilha compartilhada no Google.

Pra quem não sabe, em alguns sistemas online é possível criar planilhas compartilhadas em que mais de uma pessoa tem acesso, e nesse caso, tanto os noivos quanto o cerimonialista podiam acompanhar alterações na lista de convidados. Além disso, ambos podiam preencher as confirmações de presença, conforme elas aconteciam. São coisas simples mas que com certeza vão ajudar na comunicação entre o cerimonialista e seus noivos.

Estabelecendo uma forma de confirmação de presença

Como a gente comentou lá na primeira parte do artigo, também ocorre um gasto de tempo enorme – do assessor de casamentos ou da sua equipe – para a confirmação de presenças da lista de convidados do casamento.

Isso também pode ser “centralizado” de algumas formas:

  1. Email de confirmação no convite: Algumas empresas de assessoria de eventos que fazem o RSVP aconselham os noivos à colocarem o email da empresa nos convites, para que os convidados façam a confirmação dessa forma;
  2. RSVP no site do cerimonialista: Outra forma comum que os assessores de casamentos utilizam é a de criar formulários em seu próprio site e divulgarem para que os convidados acessem e façam a própria confirmação;
  3. Site para casamento: A maioria dos sites para casamento (como Zankyou e iCasei) têm essa funcionalidade. O problema é que geralmente, apenas os noivos têm acesso à lista de confirmação e o problema do organizador continua o mesmo;
  4. Sistema de organização de casamentos: Essa é uma opção nova e pouco conhecida. Por isso, vou dar uma explicação mais detalhada no próximo parágrafo.

Colaborando com os noivos em um sistema de organização de casamentos

Antes de falar sobre o que se trata esse tipo de sistema, vou contar a história de um assessor de casamentos aqui de Maringá, o Heverthon.  Ele trabalha há mais de 8 anos organizando casamentos e uma das tarefas em que ele perdia mais tempo ao trabalhar com casamentos era o RSVP e, consequentemente, o controle da confirmações de presenças dos convidados.

Em uma das reuniões que fazemos, ele me passou o grande problema dele em detalhes: as noivas traziam a lista de convidados do casamento da forma que achavam melhor, e então ele passava tudo aquilo pra planilha em que ele trabalhava. Isso ocupava de duas a três horas do tempo dele. Depois de algumas semanas, no prazo certo para fazer a confirmação de presenças, ele gastava cerca de 15 horas para fazer a confirmação de presença de casamentos com uma média de 300 convidados, sem contar os gastos com ligações.

O Heverthon tinha tentado implantar várias formas de fazer o RSVP de maneira mais fácil, buscando poupar tempo, quando fui conversar com ele. Nós mostramos que, se a empresa do Heverthon passasse a utilizar um sistema de organização de casamentos em que os próprios noivos acompanhassem o evento deles, ele poderia disponibilizar um login para que o casal mesmo alimentasse a lista de convidados do casamento. E depois, tanto o casal quanto o Heverthon conseguiriam confirmar presenças de cada convidado.

Ele começou a utilizar o mobilize eventos e, depois dos primeiros casamentos que organizou com o sistema, perguntei o que tinha achado e, segundo ele: “Ainda tenho que fazer algumas confirmações por telefone, mas aquela histeria de noivas me ligando e mandando email várias vezes ao dia, para falar sobre convidados e o andamento do casamento diminuiu bastante. Hoje, elas acessam o sistema e vêem o que estou fazendo por lá. Só quando têm outras dúvidas, aí sim me ligam e eu consigo ajudá-las melhor”.

O tempo do organizador de casamentos vale muito

O objetivo desse artigo foi mostrar que você que organiza casamentos, pode melhorar a forma de lidar com a lista de convidados do casamento e ganhar muito tempo. Às vezes os pequenos detalhes podem fazer você perder horas à cada casamento e, multiplicando por todos os eventos que um cerimonialista ajuda a planejar, isso pode prejudicar a qualidade do serviço ou então, se você “se matar de trabalhar”, a sua qualidade de vida.

Mas você pode utilizar o tempo que gastaria com tarefas repetitivas e “chatas” para criar coisas novas nos casamentos que organiza ou até se especializar ainda mais no que você é craque, pois existem ferramentas como o mobilize eventos que fazem você ganhar esse tempo.

Meu desejo é que esse artigo tenha sido útil para que você melhore a organização e o controle da lista de convidados dos casamentos em que trabalha. Ah, e recomendo o mobilize eventos para te ajudar nesse planejamento.

Eu sou o Tainan, da mobilize. Um abraço! 🙂

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