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Dicas para quem quer trabalhar com eventos

Nós trabalhamos no dia-a-dia com muitos profissionais de eventos, desde organizadores, cerimonialistas de casamentos, empresas de produção de festivais e aquelas que organizam eventos empresariais e acadêmicos. Com esse convívio, conseguimos observar e aprender com as dificuldades daqueles que estão começando a trabalhar com eventos e também a sua jornada.

A grande maioria das pessoas que se encantam com as festas glamurosas e o todo o brilho que os eventos proporcionam e que querem trabalhar na área, muitas vezes não sabem de fato, o que esses profissionais fazem no dia-a-dia, quanto ganham ou quais são os primeiros passos para começar a organizar múltiplos eventos e a trabalhar com eventos de várias áreas. São essas dúvidas que vamos responder neste artigo. Te desejo uma boa leitura! 🙂

Quais os tipos de organizadores de eventos?

Conhecendo mais a fundo o setor de eventos a gente descobre que ele é ainda maior do que pensamos de fora. O primeiro passo para podermos detalhar o que faz o profissional que escolhe trabalhar com eventos é dizer que existem vários tipos de eventos e cada um exige habilidades diferentes. Listando apenas os tipos de organizadores de eventos mais comuns, podemos dividir entre aqueles que trabalham em eventos sociais, os corporativos, acadêmicos e os festivais, cada um deles apresenta uma série de oportunidades.

Cerimonialista de casamentos e eventos sociais

Organizar casamentos, formaturas e festas de 15 anos são funções dos cerimonialistas de eventos sociais. Geralmente, essa é uma boa porta de entrada para o novo profissional de eventos, que pode organizar (ou auxiliar na organização de) casamentos de conhecidos e a partir daí ir se profissionalizando ainda mais com os cursos e faculdades que vamos comentar mais tarde. Geralmente, esse profissional trabalha com uma equipe enxuta, formada por ele e mais um ou dois assistentes que buscam organizar eventos economizando o máximo de tempo possível.

  • Oportunidades:
    • Novas gerações carentes de tecnologia para casamentos, e;
    • Assessoria profissional para casamentos via internet.

Empresas de formatura

Ainda no setor de eventos sociais, diferentemente dos cerimoniais, as empresas de formatura contam com equipes mais numerosas, por trabalharem em eventos que possuem mais clientes (os formandos) e consequentemente muito mais convidados. É um mercado mais competitivo e começar por ele é algo mais desafiador, porém também trata-se de um campo enorme.

  • Oportunidades:
    • Crescentes investimentos nas formaturas de colegiais, e;
    • Novos tipos de formaturas em faculdades de ensino à distância (EAD).

Eventos empresariais e acadêmicos

Eu, particularmente, considero que nesse grupo se encaixam empresas organizadoras de:

  • feiras, conferências e congressos de vários setores (como feiras agrícolas, de tecnologia ou moda, por exemplo);
  • eventos internos de empresas (voltados aos funcionários e parceiros), e;
  • aqueles eventos acadêmicos, realizados por instituições relacionadas à universidades e faculdades.

Se formos seguir a teoria, tratam-se de diferentes tipos de eventos, porém eles têm muitas características em comum:

  • aqui são inscritos ao invés de uma lista de convidados;
  • geralmente envolvem patrocinadores e planos de patrocínio;
  • têm uma programação composta de “micro-eventos” como workshops, palestras e mesas-redondas;
  • entre outras semelhanças.

Este tipo de evento geralmente é organizado por empresas que já estão há mais tempo no mercado e tem um know-how maior. O envolvimento do cliente é muito menos emocional do que em eventos sociais, tratando-se de uma relação totalmente profissional, porém a exigência também se torna muito maior.

Festivais e Shows

Aqui, nós encaixamos os organizadores de eventos que se dão em volta de grandes atrações, como shows e festivais de música, peças de teatro, apresentações de dança, entre outros eventos artísticos e que atraem a atenção do público.

Aqui, uma das diferenças é que a produção dos eventos pode ser própria ou terceirizada:

  1. Produção própria: A empresa de eventos contrata a atração e promove o evento com recursos próprios, de forma que todo o lucro (ou prejuízo) após a execução do evento é da organizadora.
  2. Produção terceirizada: A empresa organizadora de eventos é contratada por quem está promovendo o evento, ficando responsável apenas pela organização mas sem deter os direitos sobre evento.

Esse tipo de empresa organizadora de eventos normalmente já desenvolveu uma boa experiência e respeito no mercado e é contratada por grandes marcas para fazer a execução dos eventos.

Por outro lado, empresas organizadoras de eventos próprios mesmo sem muita experiência, podem render bons frutos se fizerem boas escolhas e tiverem competência, porém, como o investimento é alto, a chance de grandes prejuízos sempre existe.

O que faz o organizador de eventos?

Cerimonialista de casamentos em seu escritório

A dúvida que nós mesmos tínhamos antes de começar a trabalhar com eventos era sobre como era o dia-a-dia do organizador antes dos eventos, durante e até depois do dia, ou dos dias de evento. Conhecendo pouco a pouco cada profissional e a maneira com que trabalham, descobrimos que eles fazem muito mais do que qualquer um imagina: organizar cada evento é organizar um projeto completo, como aqueles de engenharia, com começo, meio e fim, custos e pessoas envolvidas.

Nos primeiros dias de planejamento

Nesse momento os organizadores se reúnem com o anfitrião, ou quem está promovendo o evento e colocam no papel todas as ideias em detalhes (é o chamado briefing do evento), para a partir daí organizar as ideias em um planejamento com datas, tarefas (e os respectivos responsáveis) para fazer o evento começar a tomar corpo.

Durante o período organização

Depois de tudo planejado, é hora de fazer a mágica acontecer… e não tem nada mágico nessa parte: é trabalho duro. A organização envolve muitas tarefas: reuniões, controle rápido e constante dos custos, pagamentos, verificações in-loco, contratos com fornecedores.

Para eventos com receita e patrocinadores, também é nesse período que se dá a “correria” atrás de empresas que apoiem o projeto e pela venda de ingressos e inscrições.

No dia do evento

Esse é o período de trabalho mais intenso, pois ele se concentra em algumas horas de evento, mas em que a atenção deve ser total, pois nada pode dar errado. Quantas vezes já ouvimos convidados de um casamento reclamarem do buffet ou pessoas acabarem com a reputação de shows por causa de grandes filas?

Então, nos dias de evento o organizador é responsável por verificar tudo e todos os fornecedores, estar em comunicação constante com sua equipe e à qualquer ocorrência que possa atrapalhar o cronograma, agir rápido e partir para o plano B. A tensão nesses momentos é grande, mas o dia do evento é quando o organizador vê todo o trabalho (às vezes de mais de um ano) ser entregue e, em caso de sucesso, isso é muito gratificante.

Após o evento

Sabe tudo aquilo que foi planejado desde o dia 1? Então, após o evento o organizador geralmente faz uma avaliação se tudo aconteceu conforme o esperado, onde foram os pontos fracos e os fortes daquele projeto. Nesse momento também é feito o balanço financeiro: no caso de casamentos e formaturas, são listados os gastos extras do dia da recepção, e nos outros tipos de eventos são comparadas as receitas com as despesas.

Como começar a trabalhar com eventos

Já falamos sobre os tipos de organizadores e eventos em que você pode trabalhar, inclusive citando quais são os mais aconselháveis para iniciar no setor, os cerimonialistas de casamentos… mas de fato, o que é aconselhável para dar os primeiros passos para trabalhar com eventos?

Eu acredito que fazer na prática é a principal escola, assim como conviver e trabalhar com profissionais já experientes, além dos cursos que servirão para dar toda a base teórica, também essencial para um profissional de excelência.

Tente ganhar experiência prática

  • Você sabia que muitos donos de empresas de formatura começaram organizando a festa de formatura da própria turma, ou até cervejadas e festas da faculdade?
  • E que uma parte considerável das cerimonialistas também começam a trabalhar na área após acompanharem a organização de seu casamento?

A prática e o “aprender fazendo” é um verdadeiro mantra no setor de eventos, acompanhado, é claro, de cursos profissionalizantes, de etiqueta e alguns cursos de ensino superior.

Encontrando vagas em empresas de eventos

As pessoas que se interessam por trabalhar com eventos podem ganhar experiência, sem ter que investir muito, se candidatando à vagas em empresas de eventos. As pesquisas com empresas organizadoras de eventos mostram que elas geralmente tem equipes enxutas, como dissemos, e para eventos específicos eles contratam auxiliares, montadores, recepcionistas… enfim, todo tipo de profissional para complementar a equipe fixa.

É a chance de quem está começando absorver tudo o que for possível, melhorando tanto o know-how no setor, quanto o próprio currículo. Enquanto a prática é essencial, mas uma base teórica com certeza vai ampliar a visão e o conhecimento do organizador de eventos.

Procure as empresas organizadoras de formaturas, eventos corporativos e cerimonialistas da sua cidade e se ofereça para trabalhar nos dias de eventos, por exemplo. Eles lhe darão um treinamento rápido e em pouco tempo você já poderá partir para a ação.

Fazendo cursos de eventos

Existem algumas opções de cursos para quem quer trabalhar com eventos, desde cursos com palestrantes e cerimonialistas, cursos técnicos e até cursos de ensino superior.

  • Cursos para cerimonialistas: os organizadores de casamentos mais conceituados do país fazem cursos para grupos de cerimonialistas, ensinando seus processos, conceitos de etiqueta e de atendimento aos clientes.
  • Cursos técnicos: instituições como SENAC, SEBRAE e outras faculdades técnicas oferecem cursos profissionalizantes para cerimonialistas e de organização de eventos.
  • Cursos de Ensino Superior: várias cursos abordam assuntos que farão parte do dia-a-dia do profissionais de eventos, entre eles estão a Faculdade de Turismo, cursos de Relações Públicas e até pastas ministradas em cursos como Administração e Engenharia de Produção.

Depois de já estar no mercado e muito bem capacitado, pode surgir a dúvida entre seguir carreira em grandes empresas ou abrir o próprio negócio. Vale a pena?

Vale a pena abrir uma empresa para trabalhar com eventos?

Se você pensa seriamente em abrir uma empresa de eventos, já mostra que você tem um perfil empreendedor e gosta de desafios. A resposta é que vale muito a pena, desde que você esteja pronto para encarar as dificuldades e seja perseverante.

Conhecendo o mercado de eventos

A maioria das informações aqui são empolgantes, pois o mercado de eventos movimenta mais de 200 bilhões de reais ao ano, e é repleto de oportunidades para todas as áreas. Outra informação legal é que as pequenas empresas organizadoras de eventos representam mais de 75% do mercado.

Ao mesmo tempo que existam muitos amadores que se intitulam profissionais de eventos, cobram valores muito inferiores e acabam por atrapalharem outras empresas, à médio prazo, as chances de um profissional competente crescer são muito grandes.

Dê o primeiro passo

Se você estudou o mercado, analisou os prós e contras, e ainda está empolgado para abrir sua empresa de eventos, não tem segredo. É começar!

Valorizando sua marca

Fizemos uma pesquisa com cerimonialistas que mostra que muitos organizadores de eventos ficam desgostosos com a concorrência “barata e desqualificada” com quem eles têm de conviver. O nosso conselho é: valorize a sua marca, e tem algumas formas bem simples de se fazer isso:

  1. Recolha e divulgue depoimentos dos clientes após eventos bem sucedidos;
  2. Tenha uma boa presença na internet (é a vitrine do mundo de hoje);
    • Compartilhe fotos dos eventos na página do Facebook; 
    • Tenha um portifólio com todos os serviços que presta, em seu site;
  3. Conquiste os clientes com um atendimento fantástico e bem pessoal;
    • Uma boa relação e respostas rápidas por email e WhatsApp;
  4. E seja diferente da concorrência: INOVE;
    • Use novas tecnologias no seu serviço;
    • Crie novas promoções e parcerias interessantes para os clientes.

O negócio é usar toda a criatividade que você já utiliza para os eventos, mas em função do crescimento do seu negócio. Agora eu sei que você quer saber mesmo é o quanto vai ganhar ao trabalhar com eventos.

Quanto você vai ganhar

A gente vê os organizadores de eventos e logo conclui, precipitadamente, que eles ganham horrores à cada fim de semana. Já vimos que o trabalho deles é bem mais do que isso, mas, dependendo do setor e a função que desempenhar, o organizador pode ser muito bem recompensado.

Trabalhar com eventos em uma empresa

A média de salário do organizador de eventos varia entre R$2mil e R$5mil. A tendência é que com mais experiência profissional e mais tempo no mercado, esses valores continuem crescendo.

Trabalhar com eventos na própria empresa

A opção de abrir a própria empresa de eventos pode gerar mais lucro, mas também mais responsabilidades, visto que o empresário dependerá de contratos fechados, que podem ser frequentes em determinadas épocas e escassos em outras. De qualquer forma, quanto um organizador de eventos recebe por trabalhar com eventos sociais pode ser um preço fixo, por exemplo (de R$1000 a mais de R$20mil por evento), ou ele também pode trabalhar com comissões em cima do valor do evento (e aí, variando muito de acordo com o tipo e tamanho de evento).

Depois de tudo o que foi falado, a verdade é que a pessoa que decidir trabalhar com eventos, estará num setor que une sonhos, profissionalismo, grandes corporações e acima de tudo trabalho árduo. Quem estiver disposto a encarar os desafios, tem uma estrada muito próspera pela frente, já que estamos falando de um mercado de bilhões de reais e milhares de oportunidades. Espero que este artigo tenha sido útil na sua caminhada para trabalhar com eventos e, se puder, conta sua trajetória pra gente aí embaixo!

Eu sou o Tainan, da mobilize. Valeu! 😛

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