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6 passos para montar a sua fábrica de eventos únicos

Desde a faculdade, eu sempre estive no meio de eventos até que acabei conhecendo o mundo dos casamentos, e tenho que confessar que me surpreendi.

Olhando de fora, eu achava que a organização de casamentos era algo simples de ser feito e que os cerimonialistas eram daqueles profissionais que trabalhavam só de fim de semana.

Hoje eu bem sei o quanto esse profissional é importante e a dificuldade que é organizar um evento e montar uma fábrica de eventos únicos.

Primeiro por cada evento ser único: antes do casamento, por exemplo, é muito difícil para os noivos e o organizador transformarem o sonho que ainda está na cabeça do casal em um projeto real, com fornecedores bons e que atendam ao orçamento.

Percebi que a organização de eventos é diferente, porque mexe com as mais variadas emoções. Tudo isso faz com que organizar um evento demande muito tempo e muita energia do organizador do eventos e dos anfitriões.

É fato que as empresas de eventos têm dificuldades em se organizar. Geralmente elas são formadas apenas pelo organizador, ou por poucas pessoas. Eles têm de lidar com centenas de fornecedores, clientes e convidados! Faltam horas no dia para fazer tudo isso.

Nos próximos parágrafos, vou passar algumas informações fantásticas para você melhorar sua forma de organização de eventos e fazer com que ganhe tempo.

A ideia é que você use esse tempo livre como bem entender: para melhorar sua qualidade de vida, se dedicar ainda mais aos eventos que organiza ou poder organizar mais eventos sem se estressar. Aproveite o conteúdo!

Aperfeiçoando seu processo de trabalho para economizar tempo

A sua organização interna é o que vai tomar mais do seu tempo se não for feita da maneira correta.

Descobrindo o “caminho do seu cliente”

Antes de tudo, imagine que todos os seus clientes percorram um caminho que se inicia em como ele conheceu a sua empresa, passe pela primeira reunião entre vocês, a apresentação do seu trabalho, o fechamento de contrato, o planejamento e organização do evento, o dia do evento e os envios de relatórios após o evento.

Fábrica de eventos únicos: Exemplo do "caminho do cliente" em uma empresa de organização de eventos.


As etapas do caminho do cliente tem de ficar bem claras
para você e sua equipe. Cada uma delas vai exigir algumas ferramentas, documentos e uma pequena série de ações que vão se repetir (os processos).

Fábrica de eventos: 6 passos para organizar um evento

A partir de várias conversas com parceiros Mobilize, principalmente com a Alice Acosta da Wedding Business, montei um passo-a-passo ideal para você seguir quando organizar seus eventos, seja com a Mobilize Eventos ou em outras ferramentas.

(Ah, se você ainda não conhece a plataforma, fizemos um resumão do que é a mobilize eventos em outro artigo.)

Eu garanto que se você seguir a risca essas dicas com os seus clientes e eventos, você se adaptará rapidinho ao modo de trabalhar dos bons organizadores.

Logo estará executando esse passo-a-passo do seu jeito e com a sua cara!

1. No primeiro contato

Seja por email, ligação ou whats, a empatia com o seu cliente nesse primeiro contato é fundamental.

Pense no seu dia-a-dia. Quantas vezes “damos uma chance” para um vendedor por ele ser simpático, mais do que pelo nosso interesse no produto?

No caso do organizador de eventos, essa “chance” é marcar a reunião de apresentação. O primeiro contato é o que mais vai influenciar o cliente à querer ou não se reunir contigo.

Você deve saber como deixar a sua marca e argumentar de maneira precisa e ágil os pontos que irão fechar a sua venda.

Para poupar tempo, é interessante que você tenha as principais informações em locais de fácil acesso. Também é importante ser algo fácil de se compartilhar.

Por exemplo, na primeira ligação normalmente os clientes vão pedir o mesmo tipo de informação:

  1. sua faixa de orçamento;
  2. sua disponibilidade para determinada época, e;
  3. o endereço de um portifólio com os últimos eventos que você organizou.

Então quem atender o cliente deve passar as informações corretas.

Percebeu que isso se repete com todos os clientes? Se quem atendeu a ligação não passar informações corretas ou anotar as informações em outro lugar que não àquele definido, você estará perdendo tempo, clientes e portanto, dinheiro.

Tenha sua apresentação na manga (e rápido)

Você também deve ter alguns documentos preparados. Eles podem ser slides com a apresentação da sua empresa, os valores de cada serviço, vídeos com casamentos anteriores.

Um PDF limpo e claro é uma ótima pedida. Monte uma apresentação simples e com poucas páginas que contenha as informações mais importantes e um design impecável!

Como exemplo, olhe a estrutura da apresentação da Yasmin Campos Assessoria (é um PDF com 5 páginas):

Exemplo de apresentação: Material da Yasmin Campos Assessoria.

Outro exemplo de material de atração são vídeos. A Ragazoni Eventos montou um vídeo conectando a empresa com a realização de eventos perfeitos! Olha só:

Esses materiais são muito fáceis de enviar em um email ou pelo WhatsApp. Lembre também que no primeiro contato, além de se conectar com o cliente, é importante que você identifique quais são as necessidades dele.

Pelo desenrolar da conversa, veja o que ele realmente quer em seu evento e o que ele busca nos seus serviços.

Se o cliente se interessar por você (e vice-versa), o próximo passo será a apresentação.

2. Reunião de apresentação

Se a gente comparasse o processo de venda com o namoro, a reunião de apresentação podia muito bem ser o primeiro encontro. Há interesse de ambas as partes, mas você ainda precisa confirmar o que o outro espera.

Para conquistar o cliente nessa hora, apresente os seus diferenciais e os da sua empresa de organização de eventos.

Fale sobre a sua paixão, dedicação, sobre o comprometimento e profissionalismo de seus fornecedores. Venda que sua equipe foi muito bem treinada, a sua experiência no mercado e os cursos que te qualificam.

Não tenha receio em mostrar tudo aquilo que dá mais credibilidade ao seu trabalho.

Usando a tecnologia como um argumento de venda de eventos

A mobilize já começa a te ajudar nessa etapa, mesmo que indiretamente. Você pode apresentar as ferramentas que você usa como um dos seus principais diferenciais:

  • “Poderemos interagir durante todo o processo de organização do evento.”
  • “É muito fácil de visualizar o andamento da organização.”
  • “Menos reuniões serão marcadas…”

São muitas as vantagens de se utilizar ferramentas colaborativas. E lembrem-se, os noivos das novas gerações estão cada vez mais antenados e buscam isso!

Mostre as ferramentas que você usa como um dos seus diferenciais.

Lembre sempre de passar a ideia de que você é muito profissional. A mobilize é a sua ferramenta de trabalho e você deve mostrar que sabe utilizá-la assim como um médico mostra que ele “domina” o bisturi!

Simule a experiência de organizar um eventos com a sua empresa

Durante a apresentação, não tenha medo de brincar de como serão os próximos meses de organização até o dia do evento.

Explore, na frente dos clientes, as vantagens de eles usarem a Mobilize junto com a sua empresa. Mostre como o seu processo de organização é visual e transparente.

Não deixe dúvidas para trás! Mostre que organizar um evento com a sua empresa será um prazer e não o contrário.

3. Iniciando o projeto do evento

Contrato fechado? É hora de dar o start no projeto do evento. Lembre sempre que você está lidando com o sonho do seu cliente, portanto tenha muita empatia.

Ouça tudo o que ele tem a dizer, se coloque no lugar dele durante a conversa, mostre que você se importa. Tendo essa atitude, você irá transmitir mais confiança e carinho pelo seu trabalho.

Identifique os locais que ele idealiza para a realização do evento, o número de convidados que ele tem em mente, qual é a decoração ideal, etc. (Essa parte vocês manjam bastante!)

“Vendendo” o seu processo de trabalho

O anfitrião do evento depende do organizador e vice-versa. É fundamental que eles comprem a sua ideia para que o evento saia como desejado: com segurança e sem estresse.

Após o primeiro contato, é importante que você inicie uma apresentação mais elaborada do seu processo. Afinal, essa será a forma pela qual você e seus clientes irão interagir até o grande e esperado dia.

Caso você use a mobilize, mostre todas as possibilidades que a plataforma permite para o evento. Apresente a lista de tarefas, confirmações de convidados, a estimativa de orçamentos e a escolha de fornecedores.

Caso você utilize outra ferramenta, mostre para os clientes como você organizará as pastas, suas tarefas, os documentos e como é o seu check list de organização.

O importante é treiná-los para o seu processo de trabalho pois o próximo passo será criar o evento, de fato.

Assim que o contrato for fechado, crie o evento na ferramenta que você utiliza. Organize o evento de acordo com a sua forma de trabalhar e depois convide os clientes.

Seja na mobilize ou em uma outra plataforma colaborativa (como o Google Drive ou o Dropbox), compartilhe as informações! Uma boa comunicação é fundamental para a organização de um bom evento.

4. Reuniões durante o planejamento do evento

Marcar reuniões sempre é uma das coisas mais difíceis do processo de organização de eventos. É complicado achar um horário em que você e seus clientes possam conversar por um longo período.

Quanto mais digitalizado o processo ficar, mais clara será a visão geral do evento para os clientes. A consequência é que menos reuniões serão necessárias.

A Mobilize facilita muito a sua interação com o seu cliente.

Dicas para a reunião de briefing

Na reunião inicial é muito importante coletar as inspirações e decisões que os clientes já tomaram para o evento. Essas escolhas são o molde inicial do evento.

Lembre-se sempre: a reunião de briefing deve ser uma conversa e não uma entrevista. Instigue o diálogo e vá fundo no sonho do anfitrião.

Mas aí surge a dúvida, como documentar essa ideia inicial de evento?

Na mobilize, o evento é organizado em categorias (como buffet, banda, decoração, etc). O organizador comenta as decisões dos clientes dentro de cada categoria já durante a reunião.

Assim, você consegue personalizar todo o evento junto com seus clientes à partir do que está sendo conversado. Também já consegue marcar o que já foi realizado pelos clientes.

Simular o quanto será aplicado do orçamento em cada categoria também é super importante. Vá adaptando o que os clientes desejarem. Faça de tudo para transformar o sonho do anfitrião em um projeto real e com um orçamento interessante.

O massa é que, quando a reunião acaba, as informações estão salvas, seguras e acessíveis pela sua empresa e os clientes do evento!

Dicas para as reuniões seguintes de alinhamento

Uma dica é utilizar um “histórico de comentários” para registrar a sequência de decisões tomadas para o evento, tirar dúvidas e dar e receber sugestões sobre o andamento da organização.

Outra dica é que o controle da lista de convidados também seja colaborativo, como acontece na mobilize. Assim, você pode assumir a responsabilidade de anotar as presenças ou repassá-la por completo para os clientes. Fica à seu critério.

Mantenha sempre uma rotina de comunicação. É importante estar à disposição para tirar dúvidas específicas e atualizar os clientes sobre o progresso do projeto.

Lembre-se: o seu tempo é valioso. Uma rotina de comunicação padronizada é essencial para uma melhor qualidade de vida.

5. A contratação dos fornecedores

Após todas as ideias e preparativos saírem da cabeça e vocês estiverem com o projeto montado, é hora de escolher os fornecedores ideais para cada parte do evento.

Utilize as tarefas para anotar as contratações que faltam e marque como realizadas as que já foram feitas.

Anote as informações dos fornecedores escolhidos na aba fornecedores do evento, dentro da Mobilize. É importante manter a sua base de fornecedores sempre atualizada, na medida em que ela for crescendo.

Além disso, fique sempre de olho nas parcelas e pagamentos dos fornecedores. Controle bem as datas e valores junto com os clientes e desde o início.

6. Relatórios finais do evento

Um bom planejamento é essencial, se não o fator principal para uma boa execução. Se você mandou bem no pré-evento e o processo de organização da sua empresa está bem definido, executar o evento será tranquilo!

Na mobilize você armazena todos os contratos, imprime a lista de convidados e fornecedores. Tudo que é necessário para que seu evento seja perfeito.

Com processos e ferramentas que te dão esse suporte, o resultado no dia do evento será incrível!

Como usar a tecnologia para organizar melhores eventos

Para ilustrar o uso da tecnologia e da mobilize na organização de eventos, vou contar a história da Thais.

Ela é cerimonialista de casamentos e sempre foi organizada. Fazia planilhas com os custos e fornecedores de cada evento, tinha uma lista de tarefas que devem ser feitas desde o início do planejamento até o dia do evento.

Mas quanto mais contratos de assessoria ela fechava, menor era o tempo para manter todas aquelas planilhas atualizadas.

Às vezes algo passava despercebido e o cliente não era avisado de uma reunião, ou ela perdia um tempo precioso para encontrar um contrato dentro das dezenas de pastas que criava para os casamentos.

Sem contar os fins de semana em que passava trabalhando na lista de convidados com 300 nomes que os noivos levavam impresso.

A Thais ficou presa às planilhas por muito tempo e até encontrou soluções temporárias como o calendário e as planilhas do Google.

Mesmo assim, o trabalho de adicionar cada tarefa era manual e não atendia as necessidades dela. Eram cada vez mais casamentos, mais coisas para fazer e lembrar enquanto as horas do dia continuavam as mesmas.

Por algum tempo, ela continuou pesquisando formas de melhorar a organização dos eventos até que um colega dela (e nosso cliente) indicou que ela utilizasse um sistema desenvolvido para organizadores de eventos.

Eu mesmo fui ao escritório da Thais e expliquei que se tratava de uma ferramenta que iria fazer ela ganhar muito tempo.

Depois de uma semana ela passou a utilizar o sistema mobilize eventos. O início foi difícil, pois se tratava de uma grande mudança, mas pouco a pouco ela mudou o processo dela de pastinhas e planilhas para dentro da plataforma.

Quando ela começou a ganhar tempo e ver as reações positivas dos clientes que tiveram contato com o nosso sistema, foi muito legal tanto pra nós quanto pra ela.

Hoje, a Thais tem de fato uma fábrica de eventos únicos e já organizou mais de 100 casamentos pela ferramenta.

Ela conta que passou a economizar 30% de tempo e que os clientes fecham mais contratos quando ela mostra que sua empresa usa a mobilize.

Faça mais coisas com o seu tempo!

O grande objetivo deste artigo foi mostrar que é possível fazer eventos melhores se você usar o seu tempo da melhor forma, transformando seu escritório numa fábrica de eventos únicos.

Muitos cerimonialistas são esforçados e detalhistas, mas acabam perdendo tempo em coisas com que não deveriam estar se preocupando. E isso não aconteceria se eles dominassem formas de melhorar a organização dos eventos como a plataforma mobilize eventos.

Hoje, a Thais organiza vários eventos simultaneamente sem estresse, mas lá atrás era ela lendo esse artigo e buscando alguma forma de melhorar o seu trabalho e sua qualidade de vida.

E ela mesmo diz que o resultado foi incrível: ganho de tempo, valorização dos clientes e um serviço mais completo.

A Thais e outros cerimonialistas no Brasil já estão melhorando a forma como trabalham a cada dia, por que você também não pode conseguir fazer os eventos de forma mais fácil e organizada? Por que não pode organizar eventos melhores e conquistar mais clientes?

Antes de concluir, recomendo que você conheça o mobilize eventos. Espero muito que o nosso sistema possa te ajudar e que sua empresa cresça muito com a nossa ferramenta.

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