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Dicas de planejamento de eventos: O que fazer quando as coisas dão errado?

Qualquer pessoa que já organizou um evento de grande escala entende que a lei de Murphy sempre está em jogo. Se algo pode dar errado, há uma grande chance de que aconteça. Seja você um profissional de temporada ou um planejador de eventos pro, grande parte do trabalho é se preparar para, e se prevenir contra o inevitável momento em que algum aspecto do seu evento começa a ir por água abaixo.

Pode ser um conflito de programação de última hora, uma falha em um equipamento importante, um procedimento confuso ou um fornecedor não satisfatório. Sejam os problemas grandes ou pequenos, a responsabilidade de resolver o problema recai sobre a pessoa que está no comando do evento, assim como recolocar as festividades nos trilhos. Então, para evitar que você fique frustrado ou estressado em seu próximo evento, nós preparamos algumas dicas simples para te ajudar a lidar com qualquer situação problemática e arrancar a vitória das garras da derrota!

Mantenha a Calma e Continue

Essa é a dica mais importante a ser lembrada, e talvez a mais óbvia. Mas é válido repetir. Cabeças “frescas” levam a melhor em qualquer situação inesperada, e quando algo começa a dar errado em seus eventos, você precisa manter seu juízo equilibrado. Fique calmo e lide com a questão de forma racional. Seus convidados e clientes estão dependendo de você para lidar com as contingências e uma aparência decidida pode ajudar muito para difundir qualquer situação incômoda.

 Investigue

Antes que você faça qualquer coisa para resolver o problema, primeiro você precisa saber de todos os fatos. Novamente, uma mente fresca prevalece. Descubra qual é o problema, porque e como ele aconteceu. Por mais tentador que possa ser, guarde as recriminações para depois e considere como você pode resolver o problema sem perturbar o dia do evento. Idealmente, você deve ter um ou mais assistentes que podem se reportarem a você periodicamente e em quem você pode confiar para executar as soluções para o seu problema.

Plano B

Como dissemos, parte do planejamento de qualquer evento é a preparação e a prevenção de quaisquer contingências. Isso implica em ter um plano B preparado, caso algo definitivamente dê errado. Nas primeiras etapas do planejamento de eventos de grande escala, sejam eles seminários executivos, uma cerimônia beneficente ou um casamento elegante, você precisa parar pra pensar o que pode dar errado. Revise uma variedade de diferentes cenários, e crie planos de contingência para lidar com qualquer problema potencial. Por exemplo, considere os seguintes:

  • Seu Palestrante Convidado não comparece – Você deve ter um palestrante reserva esperando nas proximidades, para subir e salvar o dia.
  • Falha no Equipamento Principal – Você deve ter um plano reserva pronto para executar que não dependa de nenhuma tecnologia ou equipamento do local, para manter o dia do evento em andamento e seus convidados ocupados e/ou entretidos.
  • Um Fornecedor Cancela no Último Minuto – Você deve ter uma lista de fornecedores reserva arquivados que você possa chamar caso um dos contratados falhem em cumprir seus contratos.
  • Mau Tempo Inesperado – Se você está planejando um evento outdoor, o clima pode facilmente se voltar contra você. Você deve ter um plano de contingência pronto para mover seu evento para um local secundário – e coberto.

Solucionando qualquer possível problema antes que eles aconteçam te ajudará a se manter calmo, mesmo sob pressão, e vai garantir que você tenha planos prontos para lidar com a maioria dos problemas comuns que podem aborrecer eventos de grande escala. Reserve tempo para pensar adiante e considere o que pode dar errado e como você pode lidar com isso efetivamente.

Honestidade é a Melhor Política

Por fim, caso algo dê errado durante seu evento, não entre em pânico e não gaste sua energia tentando criar desculpas. Simplesmente seja honesto com seus convidados, e explique a situação clara e concisamente. Seus convidados e participantes podem ficar frustrados, mas eles vão apreciar sua honestidade ao lidar com a situação e serão mais compreensivos com as circunstâncias. A honestidade te ajuda muito a superar os problemas que possam aparecer e a conseguir o sucesso mesmo quando você estava tão perto de fracassar.

Traduzido de Jodi Cirrincione – Blog BelvedereBanquets.

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