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Dicas para criar orçamentos de casamentos de maneira rápida e fácil

Você que é cerimonialista e organiza vários casamentos, já reparou o quanto é trabalhoso ouvir todo o sonho e as vontades dos noivos? Pensar em bons fornecedores, criar uma lista daqueles que sejam competentes e ainda se encaixem no orçamento que o casal tem para o evento?

Você perde muito tempo para criar orçamentos de casamentos, para encontrar os fornecedores certos e você também sabe que é uma via-sacra para encontrar aqueles confiáveis na cidade (talvez você tenha demorado anos até montar um bom time de parceiros). E mesmo depois de achar, para cada casamento é a mesma rotina de envio de emails e solicitações de orçamentos.

Eu notei que essas dificuldades são comuns com vários assessores de casamentos. Muitos acham que esse processo tem de ser manual, mas a verdade é que existem boas formas de acelerar a maneira de fazer orçamentos de casamentos. Pensa comigo, se você tem os emails dos fornecedores e sabe, normalmente de cabeça, quais deles são mais indicados para cada tipo de casamento, é possível tornar esse processo mais rápido.

Neste artigo, a gente levantou dicas bem bacanas para você criar o orçamento dos casamentos em que trabalha de maneira mais rápida e sem complicações. Espero que elas realmente ajudem você no dia-a-dia!

Sua lista de fornecedores tem de ser muito bem tratada

Você certamente já tem uma lista de fornecedores que vai crescendo à cada casamento em que trabalha. Vejo entre os cerimonialistas bem-sucedidos, que ter uma lista de fornecedores completa, organizada e atualizada é uma grande vantagem na hora de organizar bons eventos com os mais variados orçamentos (dos simples aos luxuosos) e sem perder tempo na hora de planejar cada um deles. Também sei que é difícil se organizar “perfeitamente” na correria que é a vida do organizador de eventos, mas aqui vão algumas dicas valiosas para fazer bons orçamentos de casamentos rapidamente.

O que devo ter na minha lista de fornecedores?

Ali atrás eu comentei que é interessante que a lista seja “completa, organizada e atualizada”, mas o que isso significa na prática? A ideia é que você tenha as principais informações rapidamente, de onde quer que esteja:

– Dados completos: Os dados do fornecedor, incluindo nome, as formas de contato, CNPJ/CPF e a razão social da firma, para você ganhar tempo na hora de gerar contratos e solicitar orçamentos de casamentos.

Informações bancárias: Elas são importantes para os seus clientes, que terão todas as informações necessárias para os pagamentos.

Contatos: Tenha o telefone e email de cada contato importante dentro das empresas que você costuma trabalhar, isso poupa tempo caso você queira resolver algo diretamente com o responsável pelo financeiro ou pela montagem, por exemplo.

Categoria do Fornecedor: Agrupe os fornecedores de acordo com os produtos e serviços que eles prestam (ex: Buffet, Segurança, Decoração). Quando você for criar um novo orçamento, pode filtrar seus fornecedores por categoria e oferecer muitas opções aos noivos.

Avaliação: Sempre que puder, avalie seus fornecedores em função do Preço e da Qualidade do serviço deles. Isso pode parecer desnecessário quando você lembra de todos de cabeça, mas à medida que o número de fornecedores cresce e você contrata mais assistentes, as avaliações serão muito úteis para montar orçamentos de casamentos personalizados e serão muito valorizadas pelos seus clientes!

Considero as informações acima as mais importantes para o controle dos fornecedores conhecidos pela sua empresa de organização de casamentos. Muitos organizadores até já pensaram em fazer esse tipo de documentação mas não sabem como ou falta tempo para fazer a listagem, então aqui eu sugiro um padrão para você começar (ou adaptar ao seu próprio).

Como organizar minha lista de fornecedores?

Se você já é craque nas planilhas, ela são bom lugares para armazenar sua lista de fornecedores completa, apesar de não serem dinâmicas. O ideal é que você tenha dois documentos: uma lista geral, na qual você vai pesquisar as principais informações dos fornecedores de maneira rápida, e um documento separado para cada fornecedor com suas observações e avaliações (em texto) sobre como foi o trabalho daquele profissional nos eventos em que você trabalhou com ele.

Orçamentos de casamentos: Lista de fornecedores de casamento.

Orçamentos de casamentos: Exemplo de informações importantes em uma lista de fornecedores.

Pode parecer trabalhoso à curto prazo, mas acredite em mim, a memória pode falhar e esses documentos vão te dar muito mais credibilidade junto à um casal de noivos que queira escolher um dos fornecedores que você não confia, por exemplo, além de pouparem muuuuuito tempo na hora do planejamento.

Orçamentos de casamentos: Dados sobre um fornecedor de casamento.

Orçamentos de casamentos: Exemplo de ficha de um fornecedor.

Além de organizar bem as informações sobre os fornecedores que você conhece, outra forma de agilizar a criação do orçamento para o casamento é criar documentos que você consiga reusar em novos eventos em que for trabalhar.

Crie um orçamento padrão que seja o ponto de partida para novos casamentos

Eu gosto de chamar esse documento de “esqueleto de orçamento” porque trata-se de uma estrutura de custos que vem pré-montada (como aquelas construções que são erguidas em poucos dias), e você vai apenas adaptar alguns valores e vincular os fornecedores que “estão na mira” ou já foram contratados pelos noivos.

Orçamentos de casamentos: Exemplo de um Modelo Padrão

Orçamentos de casamentos: Exemplo de um Modelo Padrão

A figura acima é um exemplo de modelo de orçamento padrão. Veja que à esquerda você lista as categorias de fornecedores que vão gerar custos em um casamento, quase ao centro você define a porcentagem que esse custo representa em relação ao total que vai ser gasto na celebração.

Fica fácil personalizar novos orçamentos de casamentos

Com um “esqueleto de orçamento” bem completo, ao fechar um novo evento se torna muito mais fácil você se organizar e mostrar ao casal onde eles podem investir ou economizar mais. A ideia é que você use esse documento como base mas possa personalizar tudo, de acordo com o que for planejado para aquele casamento.

Bom, além da organização interna também existem ferramentas que podem te auxiliar tanto no registro dos fornecedores quanto na comunicação com eles.

Conheça as melhores práticas de outros profissionais e empresas

A maioria dos assessores de eventos que eu conheço criaram a própria forma de trabalhar conforme foram ganhando experiência organizando novos casamentos. Cada um tem sua organização, seja em planilhas (como as que mostrei acima), seja em documentos do Word ou em pastas e agendas físicas, ondem anotam tudo com o tradicional preto-no-branco.

Eu passei por isso na pele. Nos primeiros eventos que organizei (ainda na faculdade), eu não tinha noção por onde começar, mas aos poucos fui criando minhas próprias formas de organizar os fornecedores, gastos e as vendas de convites (organizávamos festas e shows). Quando achava que estava tudo funcionando bem, eu conhecia algum colega de uma faculdade de outra cidade que me mostrava sua forma de organização de eventos e só então eu percebia que poderia estar trabalhando de forma ainda melhor e ganhando mais tempo.

Quando cheguei ao mundo dos casamentos, me deparei com a mesma situação: o que nem todos os cerimonialistas percebem é que fora da sua empresa podem ter outros profissionais fazendo as mesmas coisas que você, duas ou três vezes mais rápido, e usando o tempo restante para organizar mais casamentos ou se dedicar ainda mais aos detalhes dos eventos. Comecei a notar que cada profissional tinha uma maneira melhor de fazer determinada parte do serviço, e que isso era totalmente compreensível: os tempo dos cerimonialistas é muuuito curto e se torna muito difícil parar pra pensar em formas de melhorar a organização da empresa.

Então comecei a construir uma ferramenta online que reúne as melhores práticas dos cerimonialistas, de forma que cada novo cerimonialista que passasse à usá-la pudesse me passar suas impressões, e com isso ajudar a melhorar o trabalho dos outros profissionais da área.

O Dudu foi um dos primeiros organizadores que toparam a proposta. Quando conheci, ele organizava as coisas dos mais de 50 casamentos que faz por ano em uma agendinha (daquelas que não fecham). Conversando comigo, ele disse que utilizando o mobilize, um sistema feito para organizadores de eventos, ele me disse que agora consegue “trabalhar, chegar em casa e poder dormir sem a sensação de que esqueceu algo”. Hoje, são organizadores de vários estados do país nos ajudando a melhorar a ferramenta e as formas de organizar os orçamentos, os convidados e as checklists dos casamentos.

Melhore como profissional a cada dia

A intenção desse artigo foi mostrar que o cerimonialista pode melhorar a forma como trabalha e com isso ganhar muito tempo e dinheiro, se reparar em alguns pontos importantes da sua rotina. Muitos assessores de casamentos são bem competentes porém acabam “se ferrando” para organizar todas as coisas importantes dos eventos, por desconhecerem ou até não acreditarem que existem formas de fazer isso mais rápida e fácil, como o mobilize eventos.

Você pode estar perdendo tempo trabalhando da forma que trabalha hoje, e o tempo é seu bem mais valioso. As pessoas fora da sua empresa estão a cada dia criando formas novas de organizar casamentos, por que não se juntar à eles? O que você está fazendo para organizar casamentos melhores e conseguir mais clientes?

Conheça a mobilize eventos

Para resolver tudo isso, conheça a mobilize eventos! Nossa plataforma permite que organizadores de eventos e cerimonialistas organizem seus eventos de maneira simples e rápida. Contamos com modelos de eventos pré-prontos que você pode personalizar e sempre utilizar para criar seu evento. Além disso, a mobilize eventos conta com abas para organizar lista de convidados, fornecedores, notificações de prazos e muito mais!

Espero que este artigo tenha sido útil para que você reavalie e melhore o seu processo de trabalho, e recomendo que conheça o mobilize eventos e venha nos ajudar a aperfeiçoar nossa ferramenta para ainda mais cerimonialistas.

Não perca tempo! Corre lá e faça a assinatura da plataforma mobilize!

Eu sou o Tainan, da mobilize. Valeu! 🙂

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