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7 pontos capitais para o Cerimonialista escolher um Fornecedor de Eventos

“Que fornecedor contratar?” Essa é uma dúvida recorrente na rotina de Cerimonialistas e Organizadores de Eventos que precisam contratar vários fornecedores para produzir o grande dia de seus clientes… escolher um fornecedor de eventos.

Neste artigo vou falar sobre parcerias entre fornecedores de eventos e também os principais pontos para ficar atento antes de indicar ou contratar um fornecedor para um de seus eventos.

Cerimonialistas e Fornecedores: as parcerias valem a pena?

Nesse ramo são comuns parcerias entre Cerimonialistas e Fornecedores o que, em alguns momentos, pode ser muito bom e em outros pode limitar seu campo de atuação no mercado. Mas eu te explico melhor!

  • O lado bom das parcerias: quando um Cerimonialista decide por fechar parceria com algum fornecedor (banda, buffet, espaço, decoração) entende-se que ele confia e aprova aquele serviço, o que é meio caminho andado na hora do fechamento.
  • O lado ruim das parcerias: ambos os serviços acabam ficando “amarrados”, dependendo muita das vezes um ao cliente do outro. Em determinado momento o cliente pode não querer esse ou aquele fornecedor e você vai precisar de outro “parceiro”.

Minha opinião sobre Parcerias no setor de Eventos: Promova parcerias Ganha x Ganha!

Busque parcerias que sejam boas para ambas às partes, para o cliente principalmente. Assim, seu negócio ganha credibilidade e confiança que se refletem no serviço do fornecedor. O resultado final é o cliente satisfeito. Do contrário, pode acabar parecendo venda casada – que é proibida no mercado – e refletir negativamente no seu negócio.

Relação com fornecedores: coloque tudo no “papel”

Se quiser fechar parceria com fornecedores para produção de eventos, defina bem os termos dessa parceria e, se possível, formalize por e-mail.  A dica é tratar todo fornecedor como parceiro, afinal você não sabe o dia de amanhã e, acredite (por experiência própria), o mundo dá voltas.

Para te ajudar a definir esses parceiros e fornecedores no ramo de eventos, apresento 7 critérios importantíssimos que precisam ser analisados antes de iniciar uma relação com um fornecedor de eventos – seja de contratação, parceria ou indicação – vamos à eles:

1. Preço [Fator Importante]

O preço para muitos ainda é fator predominante, principalmente nesse período de crise econômica onde o país lentamente busca recuperar a confiança. Mas não deve ser o fator determinante.

O preço de serviços no setor de eventos remete à confiança; “essa empresa é a melhor por isso cobra caro”. De fato, em um casamento, por exemplo, na hora de escolher a decoração, o que vai elevar bastante os custos pode ser o tipo de flor que a noiva escolher, independentemente do fornecedor.

2. Entender seu cliente [Fator determinante]

O segredo é entender o que o seu público alvo quer e pode pagar. Sem entender o poder aquisitivo do cliente, ficará difícil definir o fornecedor de forma assertiva e produtiva.

Se sua noiva quer rosas na Igreja e na Recepção, por exemplo, mas ao mesmo tempo quer gastar pouco com decoração, você vai precisar conversar com ela sobre uma segunda opção antes de ir à busca do fornecedor.

3. Pesquise o mercado [Fator estratégico]

Antes de sair pedindo orçamentos, faça uma boa pesquisa de mercado na sua região. Ela te trará mais segurança quando tiver que finalmente tomar alguma decisão.

“Defina de 3 a 4 fornecedores para cada área do evento. Isso te trará mais segurança quando tiver que finalmente tomar uma decisão”

Defina de 3 a 4 fornecedores para cada área, decoração, Buffet, espaço, banda, fotografia, vídeo e etc. E antes do orçamento agende uma visita.

4. Conheça o fornecedor [Fator relacionamento]

Conheça a loja, peça fotos dos serviços já realizados, pergunte sobre o processo de trabalho no dia do evento, quais os serviços mais caros e mais baratos. Entenda do negócio do fornecedor. Não contrate sem conhecer.

Obs.: O fornecedor pode indicar seu serviço, portanto, leve seu portfólio, apresente seu trabalho, deixe cartões e se mostre aberto a trocar ideias.

5. Qualidade e Pontualidade [Fator importante]

Esse fator precisa ser observado na visita e checado com pessoas que já utilizaram os serviços. Nesse ramo em alguns fornecedores podemos solicitar testes dos produtos. Por exemplo:

  • com Buffets pode-se marcar uma degustação;
  • com a Banda, você pode solicitar assistir a apresentação; e,
  • no caso do Local do Evento, pode-se fazer visitas.

O mais importante é a referência.

6. Atenção ao cliente [Fator determinante]

O critério mais importante talvez seja esse, digno inclusive de ditar o preço do produto ou serviço: o atendimento. Sendo assim, se o fornecedor não te atendeu bem na visita, não atenderá bem o seu cliente e familiares no evento. Isso é um fato!

O trabalho do fornecedor acontece na entrega do serviço mas, antes disso, você Cerimonialista vai precisar dele em outros momentos. Você precisará de informações, definições, de trocar ideias e de retornos.

Se ele demorar a dar retorno ou não retornar sua chamada, esse fornecedor vai te dar trabalho no dia do evento. Exija bom atendimento.

7. Negociação [Fator estratégico]

Para construir uma boa relação com seus fornecedores é importante realizar uma negociação transparente, demonstrar habilidades de colaboração e ser flexível.

Flexibilidade na hora de negociar é um fator que pode definir o fechamento do contrato. Por isso avalie na hora de negociar com seus fornecedores alguns parâmetros, como:

  • Qual a melhor forma de pagamento?
  • Qual o prazo que você tem disponibilidade?
  • Quais os riscos que estão envolvidos na negociação, tais como defeito, imprevistos ou mercadoria não entregue?

Um evento é a realização de um momento muito especial na vida de uma ou mais pessoas, e ele só vai acontecer uma única vez. Você só terá uma oportunidade para encantar seu cliente.

Construir um bom relacionamento com os fornecedores é essencial para melhorar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos aos clientes finais. Desejo um ótimo fechamento de contrato para você!


Daniela - Comunique RP

Artigo escrito pela Daniela, da ComuniqueRP.
Site: comuniquerp.com.br
Facebook: facebook.com/ComuniqueRP

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